【鬼速PDCA】Plan(計画) → Do(実行) のコツ【PDCA手帳】

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以前このような記事を投稿しました。

こんにちは。白いベンゼン管理人です。 数日まえこのような記事を投稿しました。 ここにあるように鬼速PDCAをPy...
ここ数日PDCA関連の書籍を読み漁ったり自分なりに工夫を重ねた結果、

P(計画)とD(行動)のコツを掴めたので自分なりにまとめてみました。

つまづきやすいポイントを押さえて解決策を提示する形式で説明します。

Planのコツ

Planのつまづきポイント

そもそも最初の計画でのミスを列挙します。

  1. 目標がアバウトで数値化できていない
  2. 優先順位が決まっていない
  3. タスクの単位が大きい(細分化出来ていない)
  4. 予備の時間(バッファ)がない

自身の経験を基に取り上げていますが、きっと多くの方も心当たりあるのではないのでしょうか?

一発奮起して到底毎日は続けられないであろう計画をついつい立ててしまう気持ちも分かりますが、

PDCAサイクルでもっとも大切なのは「計画」です

「段取り八分・仕事二分」と言われているくらい計画は根幹をなしていますし、

逆に計画がしっかりしていれば、あとはその通りに実行するだけでうまくいきます。

計画の立て方【手帳を使う】

ではどうすれば実行可能で優れた計画が立てられるのか?

答えは手帳を使うことです。詳しく見ていきましょう。

①手帳をつかうメリット

当然その理由はタスク管理に優れているからです。

学校行事や友達との遊ぶ予定の記入だけで終わってしまっているのなら勿体ない。

手帳はそれ以外にもやりたいことだったり、今日やったことや、さらには将来の目標を書いたりすることも出来るはずです。

(今日読んだ本・観た映画、勉強の記録、テストの目標、お金の管理、健康管理、夢や目標、パスワード、課題の締め切り、恋人との思いで etc)

これだけ多機能な手帳ですから上手に使いこなせるようになれば、

結果の出せる、効率のいい、自由な時間が手に入る、そんな「計画」を立てることも可能です。

②どんな手帳を使うのか

実際に管理人が使っている手帳を例に紹介します。

予定記入欄とメモ欄が見開きで載っているもをの使ってください。

できればウィークリー(週間)タイプが理想です。

ウィークリーは1週間を俯瞰しつつ時間もしっかり管理できるフォーマットであり、

1冊の手帳で、計画を立てて実行しその結果を振り返って翌日以降に活かす、

つまりPDCAを回すには最適なフォーマットなんです。

これを使っています。

シックな黒を基調としてカッコいいですよね。

見開きのウィークリー+余白欄はこのようになってて、大変便利ですよ。

手帳見開き

D(実行)する

③手帳を使ったP(計画)D(実行)のやり方

手帳の書き方のルールを決めます。

実際PDCA(P→D)を回す過程でもルールに従って実行していくことになるので、根幹ともいえる大切な約束事です。

管理人が実際行っている使い方を紹介します。

実際ルールというほどガチガチに決めたりはしていません、必要最低限だけ。

あまりたくさんルールを作ると後々融通が利かないことになって、次第に手帳を付けることがめんどくさくなってくるようなめんどくさがり屋さんにオススメです

翌日の計画を前日の夜に書き込む

勉強を例に取ってみましょうか。仮にあなたが勉強に励む大学生であったとします。

すると、18日の夜にしたのような予定を書き込みます。

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ここでは矢印の長さが行事予定の時間を表し、その下にやることを大雑把にメモします。

管理人は黒ボールペンで書き込んでいますが、色ペンで見やすく工夫するのもアリだと思いますよ。要は自分が見て分かればいいんです。

注意しておきたいのは緊急性・重要性の高いものを書くということ。

明日絶対にこれをやるぞ!これは絶対しなきゃいけない!ことを書くんです。

この段階を踏むことで翌日(19日)にあれもしなきゃいけない、これもしなきゃいけない….

といった後悔や焦りを回避することが出来ますし、自分のやるべきことを考える習慣にもなります。

日々の課題・問題点がクリアーになるはずです。

ちなみに矢印のない空白の欄は、自由に過ごす時間です。

休憩したりスマホ眺めたり、友達と電話したりして過ごしてください。

さて、19日になれば計画・予定を実行します。

19日にやることは矢印の時間に沿ってやったことを書き込むことです。

実際やっていれば分かるんですが、計画を完璧にこなすのはほとんど不可能です。

それは当然だと割り切った上で書き込んでくださいね、完璧主義を貫こうとすると絶対どこかでついていない状況になるはず。

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上のような青の結果になったとしたら、そのまま正直に書きます。

書き込んだら、右の余白欄をたっぷりつかって、

進捗の詳細(何を読んだか?何ページから何ページまで?どこが難所?簡単だった?残る課題は何?うまくいった原因は?うまくいかなかった原因は?)

をありったけ書きましょう。

その書き込みが後々の振り返りに大きく役に立ちます。

そして最後に、20日の予定を立てて19日にやることはおしまいです。おつかれさまでした!

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